MICROSOFT EXEL

ELEMENTOS DE EXEL

Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios. Si no has trabajado nunca con Excel aquí puedes ver con más detalle qué es y para qué sirve una hoja de cálculo .

Ahora vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Excel 2013, la pantalla, las barras, etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderás cómo se llaman, dónde están y para qué sirven. También cómo obtener ayuda, por si en algún momento no sabes cómo seguir trabajando. Cuando conozcas todo esto estarás en disposición de empezar a crear hojas de cálculo en el siguiente tema.

1.1. Novedades de Excel 2013

Esta versión de Excel 2013 trae las siguientes novedades y mejoras.

- Recomendación de gráficos. Al crear un gráfico a partir de una tabla, podrás utilizar esta nueva funcionalidad. Excel, dependiendo de los datos, nos propondrá varios tipos de representaciones distintas, consiguiendo así, evitar tener que definirlo manualmente.

- Guardar los archivos en OneDrive es más fácil que nunca. Al guardar los documentos en la nube podrás acceder a ellos desde prácticamente cualquier dispositivo conectado a internet. Además es muy sencillo compartir presentaciones en modo lectura o escritura.

- Con Excel Online sólo es necesario disponer de una cuenta de correo de Microsoft para acceder a una versión reducida de Excel de forma gratuita. Podrás crear y modificar presentaciones de Excel desde el navegador de cualquier equipo conectado a internet, sin necesidad de instalar la versión de escritorio de Excel.

- Office Mobile. Desde Septiembre de 2013 está disponible la versión para teléfonos móviles de Office con sistemas Android e iOS (ya estaba para Windows Phone). Con Office Mobile se pueden crear y modificar documentos de Office en el móvil. Es gratuita para suscriptores de Office 365.

- Etiquetas de datos más enriquecidos. Ahora podrás incluir en los gráficos etiquetas que contengan texto actualizable, es decir, al modificar los datos cambiará el valor de la etiqueta. A su vez, también tendrás la oportunidad de combinarlo con texto libre. Si cambias el tipo de gráfico las etiquetas no desaparecerán.

- Cambios en la cinta de opciones para gráficos. Antes, al crear un gráfico, disponíamos de tres pestañas para modificar sus características. En la nueva versión de Excel el número ha sido reducido a dos, lo que nos dará facilidades a la hora de encontrar aquello que queremos variar en el formato del gráfico.

- Ajuste rápido de gráficos. A las anteriores mejoras mencionadas se une la aparición de tres botones a la derecha de nuestro gráfico que nos permitirá variar su aspecto de manera sencilla y rápida.

- Conexión con nuevos orígenes de datos. Dispondremos de una mayor versatilidad a la hora de crear tablas, al permitirnos importar datos desde nuevas fuentes, como por ejemplo, proveedores OLE DB.

OPERACIONES CON ARCHIVOS

Vamos a ver las operaciones referentes a archivos como abrir, nuevo, guardar, guardar como y cerrar para poder manejarlas sin problemas a la hora de trabajar con libros de trabajo de Excel. Básicamente todas estas operaciones se encuentran en el menú Archivo.

3.1. Guardar un libro de trabajo

Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasión para modificarlo, imprimirlo u otros, es decir, para realizar cualquier operación posterior sobre éste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco. Esta operación se denomina Guardar.

Existen dos formas de guardar un libro de trabajo:

1. Guardar como. Cuando se guarda un archivo por primera vez, o se guarda una copia de uno existente.

2. Guardar. Cuando guardamos los cambios que haya podido sufrir un archivo, sobreescribiéndolo.

 Para almacenar el archivo asignándole un nombre:

Haz clic el menú Archivo y elige la opción Guardar como. Dejaremos seleccionada la opción por defecto, Equipo. De esta manera el archivo se almacenará en la memoria de nuestro equipo. Veremos otras opciones en temas posteriores.

Pulsamos el botón Examinar.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Si el fichero ya existía, es decir, ya tenía un nombre, aparecerá en el recuadro Nombre de archivo su antiguo nombre. Si pulsas el botón Guardar, sin indicarle una nueva ruta de archivo, modificaremos el documento sobre el cual estamos trabajando. Por el contrario, si quieres crear otro nuevo documento con las modificaciones que has realizado sin cambiar el documento original tendrás que seguir estos pasos:

Selecciona la carpeta donde vas a grabar tu trabajo. Para ello deberás utilizar el explorador que se incluye en la ventana.

En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo.

Y por último haz clic sobre el botón Guardar.

 Para guardar los cambios realizados sobre un archivo:

Selecciona la opción Guardar del menú Archivo.

O bien haz clic sobre el botón Guardar   de la Barra de Acceso Rápido. También puedes utilizar la combinación de teclas Ctrl + G.

Si tratamos de guardar un archivo que aún no ha sido guardado nunca, aparecerá el cuadro de diálogoGuardar como... que nos permitirá darle nombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar.

Si deseas más información sobre cómo guardar documentos, copias de seguridad y proteger libros, accede al siguiente avanzado: .

MANIPULANDO CELDAS

Vamos a ver los diferentes métodos de selección de celdas para poder modificar el aspecto de éstas, así como diferenciar entre cada uno de los métodos y saber elegir el más adecuado según la operación a realizar.

4.1. Selección de celdas

Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas con Excel 2013, tendremos que seleccionar aquellasceldas sobre las que queremos que se realice la operación. A continuación encontrarás algunos de los métodos de selección más utilizados.

Te recomendamos iniciar Excel 2013 ahora para ir probando todo lo que te explicamos.

A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratón para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operación. La forma del puntero del ratón a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca, tal como se ve a continuación: .

 Selección de una celda: Sólo tienes que hacer clic sobre ella.

 Selección de un rango de celdas:

Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botón izquierdo del ratón en la primera celda aseleccionar y mantener pulsado el botón del ratón mientras se arrastra hasta la última celda a seleccionar, después soltarlo y verás como las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color.

También puedes indicar un rango a seleccionar, es decir, seleccionar de la celda X a la celda Y. Haz clic sobre una celda, mantén pulsada la tecla Mayús (Shift) y luego pulsa la otra.

 Selección de una columna: Hacer clic en el identificativo superior de la columna a seleccionar. 

 Selección de una fila: Hacer clic en el identificativo izquierdo de la fila.

 Selección de una hoja entera:

Hacer clic sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1 o pulsar la combinación de teclas Ctrl + E.

Si realizamos una operación de hojas como eliminar hoja o insertar una hoja, no hace falta seleccionar todas las celdas con este método ya que el estar situados en la hoja basta para tenerla seleccionada.

4.2. Añadir a una selección

Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que queramos seleccionar celdas NO contiguas, para ello se ha de realizar la nueva selección manteniendo pulsada la tecla CTRL.

Este tipo de selección se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplo, podemos seleccionar una fila y añadir una nueva fila a la selección haciendo clic sobre el indicador de fila manteniendo pulsada la tecla CTRL.

4.3. Ampliar o reducir una selección

Si queremos ampliar o reducir una selección ya realizada siempre que la selección sea de celdas contiguas, realizar los siguientes pasos, manteniendo pulsada la tecla MAYÚS, hacer clic donde queremos que termine la selección.

LOS DATOS

Ya hemos visto que Excel se utiliza principalmente para introducir datos, ya sean datos literales o fórmulas. En este tema, nos centraremos centrar en algunas de las operaciones típicas que se pueden realizar sobre ellos.

5.1. Eliminar filas duplicadas

Frecuentemente, cuando trabajamos con un gran volumen de información o recopilamos datos desde varios orígenes diferentes, aparecen en nuestro libro de trabajo filas idénticas. A menos que lo que nos interese sea estudiar la frecuencia con la que aparece un determinado registro, la mayoría de las veces no nos interesará tener duplicados, porque no aportan información adicional y pueden comprometer la fiabilidad de las estadísticas basadas en los datos.

Por ejemplo, si disponemos de un listado de trabajadores y queremos saber la media de edad, el cálculo se vería comprometido en el caso de que un mismo trabajador apareciese varias veces.

Para eliminar filas duplicadas:

- Deberemos tener como celda activa uno de los registros a comprobar, de forma que, si existen varias tablas distintas, Excel sepa interpretar a cuál nos referimos. Visualizarás un marco alrededor de todos los registros que se verán afectados por la comprobación.

- En la prestaña Datos pulsamos Quitar duplicados .

Si te quieres asegurar de que realmente se comprueban las filas que deseas, puedes seleccionarlas manualmente antes de pulsar el botón.

 Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar el Ejercicio Eliminar filas duplicadas.

5.2. La validación de datos

La validación de datos nos permite asegurarnos de que los valores que se introducen en las celdas son los adecuados, pudiendo incluso mostrar un mensaje de error o aviso si nos equivocamos.

Para aplicar una validación a una celda.

- Seleccionamos la celda que queremos validar.

- Accedemos a la pestaña Datos y pulsamos Validación de datos. Desde ahí podremos escoger remarcar los errorescon círculos o borrar estos círculos de validación. Pero nos vamos a centrar en la opción Validación de datos....

Nos aparece un cuadro de diálogo Validación de datos como el que vemos en la imagen donde podemos elegir entre varios tipos de validaciones.

En la sección Criterio de validación indicamos la condición para que el dato sea correcto.

Dentro de Permitir podemos encontrar Cualquier valor, Número entero, Decimal, Lista, Fecha, Hora, Longitud de texto ypersonalizada. Por ejemplo, si elegimos Número entero, Excel sólo permitirá números enteros en esa celda: si el usuario intenta escribir un número decimal, aparecerá un mensaje de error.

Podemos restringir más los valores permitidos en la celda con la opción Datos, donde, por ejemplo, podemos indicar que los valores estén entre 2 y 8.

Si en la opción Permitir: elegimos Lista, podremos escribir una lista de valores para que el usuario pueda escoger un valor de los disponibles en la lista. En el recuadro que aparecerá, Origen: podremos escribir los distintos valores separados por ; (punto y coma) para que aparezcan en forma de lista.

En la pestaña Mensaje de entrada podemos introducir un mensaje que se muestre al acceder a la celda. Este mensaje sirve para informar de qué tipos de datos son considerados válidos para esa celda.

En la pestaña Mensaje de error podemos escribir el mensaje de error que queremos que se le muestre al usuario cuando introduzca en la celda un valor incorrecto.

 Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar el Ejercicio Crear una validación de datos. 

LAS FUNCIONES

Esta unidad es una de las más importantes del curso, pues en su comprensión y manejo está la base de Excel. Qué es una hoja de cálculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de fórmulas para evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Por eso, esta unidad es fundamental para el desarrollo del curso y la buena utilización de Excel.

Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2013 para agilizar la creación de hojas de cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así como el uso del asistente para funciones, herramienta muy útil cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de las mismas.

6.1. Introducir funciones

Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.

La sintaxis de cualquier función es:

nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Siguen las siguientes reglas:

- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.

- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas. Así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8. De esta manera, la función anterior sería equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8

En este ejemplo, se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.

Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.

Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así, hay funciones matemáticas, trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.

Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.

Si quieres conocer más sobre los operadores más utilizados y las precedencias de los operadores visita nuestro básico .

6.2. Autosuma y funciones más frecuentes

Una función, como cualquier dato, se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel dispone de herramientas que facilitan esta tarea.

En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón de Autosuma  que nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida.

Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botón. Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la imagen. Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el valor máximo) o Mín (obtiene el valor mínimo). Ademas de poder accesar al diálogo de funciones a través deMás Funciones....

Para utilizar estas opciones, asegúrate de que tienes seleccionada la celda en que quieres que se realice la operación antes de pulsar el botón.

FORMATO DE CELDAS

Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos permite darle una buena presentación a nuestra hoja de cálculoresaltando la información que más interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la información más importante y así sacar conclusiones de forma rápida y eficiente. Por ejemplo, podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del año y resaltar en color rojo las pérdidas y en color verde las ganancias, de esta forma sabremos rápidamente si el año ha ido bien o mal.

A continuación, veremos las diferentes opciones disponibles en Excel 2013 respecto al cambio de aspecto de las celdas de una hoja de cálculo y cómo manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineación, bordes, sombreados y forma de visualizar números en la celda.

7.1. Fuente

Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda.

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, podemos utilizar los cuadros de diálogo o la banda de opciones. A continuación, te describimos estas dos formas; en cualquiera de las dos primero deberás previamente seleccionar el rango de celdas para el que deseas modificar el aspecto:

 Utilizando los cuadros de diálogo:

En la pestaña Inicio haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Fuente.

Se abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas, y más concretamente, la pestaña Fuente.

Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botón Aceptar.

Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista previa un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.

Esto es muy útil a la hora de elegir el formato que más se adapte a lo que queremos.

A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha Fuente.

- Fuente: Son los tipos de letra disponibles. Hay que elegir una de la lista.

Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos indica que la fuente elegida es True Type, es decir, que se usará la misma fuente en la pantalla que en la impresora, y que además es una fuente escalable (podemos escribir un tamaño de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaños disponibles).

- Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos están disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva.

- Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro. Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro.

- Subrayado: Observa cómo la opción activa es Ninguno. Haciendo clic sobre la flecha de la derecha se abrirá una lista desplegable donde tendrás que elegir un tipo de subrayado.

- Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir un color para la letra.

- Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice y Subíndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificación que se encuentra a la izquierda.

- Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que Excel 2013 tiene por defecto.

 En la Cinta de opciones disponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma más rápida. Si seleccionas previamente un texto, los cambios se aplicarán a él y, si no, se aplicarán al nuevo texto que escribas. Puedes encontrar los botones para:

- Elegir el tipo de fuente y el tamaño del texto.. Para cambiar el tamaño también puedes utilizar los botones , que aumentan o disminuyen el tamaño un nivel por cada clic, respectivamente.

- Cambiar los estilos:

 Activa o desactiva la Negrita. Anteriormente se representaba con una B.

 Activa o desactiva la Cursiva. Anteriormente se representaba con una I.

 Activa o desactiva el Subrayado simple.

Puedes utilizar los tres a la vez sobre el mismo texto.

- O colorear la celda (bote de pintura) o el texto (A).  respectivamente. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha se abrirá la paleta de colores para escoger uno.

CAMBIOS DE ESTRUCTURA

Vamos a utilizar los métodos disponibles en Excel 2013 para modificar el aspecto de las filas, columnas, el aspecto general de una hoja de cálculo y obtener así un aspecto más elegante.

8.1. Alto de fila

Excel 2013 ajusta automáticamente la altura de una fila dependiendo del tipo de letra más grande utilizado en esa fila. Por ejemplo, cuando el tipo de letra mayor de la fila 2 es Arial de 10 puntos, la altura de esa fila es 15. Si aplicamos Times New Roman de 12 puntos a una celda de la fila 2, la altura de toda la fila pasa automáticamente a 15,75.

Si deseamos modificar la altura de alguna fila, podemos utilizar dos métodos:

 El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguiremos los siguientes pasos:

Seleccionar las filas a las que quieras modificar la altura. En caso de no seleccionar ninguna, se realizará la operación a la fila en la que nos encontramos.

En la pestaña Inicio, pulsar el botón Formato del menú Celdas.

Elegir la opción Alto de fila...

Aparecerá el cuadro de diálogo Alto de fila en el que tendrás que indicar el alto de la fila, para indicar decimales utilizar la coma ",".

Escribir la altura deseada. En este caso está 15 que es la altura que tiene la fila por defecto.

Hacer clic sobre el botón Aceptar para que los cambios se hagan efectivos.

 El segundo método consiste en utilizar el ratón. Para ello:

1. Colocar el puntero del ratón en la línea situada debajo del número de la fila que desees modificar, en la cabecera de la fila.
2. El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como: 
3. Mantener pulsado el botón del ratón, y arrastrar la línea a la nueva posición. Conforme movemos el ratón, la altura de la fila cambia.
4. Al final, soltar el botón del ratón.

8.2. Autoajustar

Si hemos modificado la altura de una fila, podemos redimensionarla para ajustarla a la entrada más alta de la fila, utilizando dos métodos distintos.

 El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello:

1. Selecciona las filas a las que desees modificar la altura.
2. Seleccionar del menú Formato que se encuentra en la pestaña Inicio.
3. Elige la opción Autoajustar alto de fila.

Este segundo método es mucho más rápido:

1. Situarse sobre la línea divisoria por debajo de la fila que deseas modificar, en la cabecera de la fila.
2. Tal como vimos a la hora de modificar la altura con el ratón, el puntero del ratón se convertirá en una flecha de dos puntas.
3. Haz doble clic, el tamaño se reajustará automáticamente.

INSERTAR Y ELIMINAR ELEMENTOS

Vamos a ver las diferentes formas de insertar y eliminar filas, columnas, celdas y hojas, operaciones muy útiles cuando tenemos un libro ya creado y queremos retocarlo o, cuando a mitad del diseño de una hoja, nos damos cuenta de que se nos ha olvidado colocar una fila o columna.

9.1. Insertar filas en una hoja

En muchas ocasiones, después de crear una hoja de cálculo, nos daremos cuenta de que nos falta alguna fila en medio de los datos ya introducidos.

Para añadir una fila, seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar la fila sobre la que quieres añadir la nueva, ya que las filas siempre se añaden por encima de la seleccionada.
2. Seleccionar el menú Insertar del apartado Celdas en la pestaña Inicio.
3. Elegir la opción Insertar filas de hoja.

Todas las filas por debajo de la nueva bajarán una posición.

En caso de no haber seleccionado ninguna fila, Excel toma la fila donde está situado el cursor como fila seleccionada.

Si quieres añadir varias filas, basta con seleccionar, en el primer paso, tantas filas como filas a añadir.

Añadir filas a nuestra hoja de cálculo no hace que el número de filas varíe, seguirán habiendo 1048576 filas, lo que pasa es que se eliminan las últimas, tantas como filas añadidas. Si intentas añadir filas y Excel no te deja, seguro que las últimas filas contienen algún dato.

Cuando insertamos filas con un formato diferente al que hay por defecto nos aparecerá el botón  para poder elegir el formato que debe tener la nueva fila.

Para elegir un formato u otro, haremos clic sobre el botón y aparecerá el cuadro de la imagen desde el cual podremos elegir si el formato de la nueva fila será el mismo que la fila de arriba, que la de abajo o que no tenga formato.

No es obligatorio utilizar este botón. Si te molesta, no te preocupes, ya que desaparecerá al seguir trabajando con la hoja de cálculo.

9.2. Insertar columnas en una hoja

Excel 2013 también nos permite añadir columnas, al igual que filas.

Para añadir una columna, seguiremos los siguientes pasos:

Seleccionar la columna delante de la cual quieres añadir otra, ya que las columnas siempre se añaden a la izquierda de la seleccionada.

Seleccionar el menú Insertar de la pestaña Inicio.

Elegir la opción Insertar columnas de hoja.

Todas las columnas por la derecha de la nueva se incrementarán una posición.

En caso de no haber seleccionado ninguna columna, Excel 2013 toma la columna donde estamos situados como columna seleccionada.

Si quieres añadir varias columnas, basta con seleccionar tantas columnas, en el primer paso, como columnas a añadir.

Añadir columnas a nuestra hoja de cálculo no hace que el número de columnas varíe, seguirán habiendo 16384 columnas, lo que pasa es que se eliminan las últimas, tantas como columnas añadidas. Si intentas añadir columnas y Excel no te lo permite, seguro que las últimas columnas contienen algún dato.

Cuando insertamos columnas con un formato diferente al que hay por defecto, nos aparecerá el botón  para poder elegir el formato que debe tener la nueva columna.

Para elegir un formato u otro, haremos clic sobre el botón y aparecerá el menú desde el cual podremos elegir si el formato de la nueva columna será el mismo que la columna de la izquierda, que la de la derecha o que no tenga formato.

No es obligatorio utilizar este botón. Si te molesta, no te preocupes, ya que desaparecerá al seguir trabajando con la hoja de cálculo.

CORRECCIÓN ORTOGRÁFICA

Vamos a ver la herramienta Autocorrección de Excel para que el programa nos corrija automáticamente ciertos errores que se suelen cometer a la hora de escribir texto en una hoja de cálculo, así como manejar la corrección ortográfica y dejar nuestras hojas de cálculo libres de errores, lo que las hace más presentables.

10.1. Configurar la Autocorrección

Esta herramienta nos ayuda a corregir automáticamente errores habituales de escritura. Para visualizar y poder modificar algunas de las opciones de autocorrección asignadas por defecto, seguir los siguientes pasos:

1. Hacer clic en el menú Archivo .
2. Seleccionar Opciones.
3. En el cuadro de diálogo que se abrirá seleciona la categoría Revisión.

Aquí tienes muchas de las opciones que conciernen a la corrección de textos en Excel.

Veamos las más importantes.

Haz clic en el botón de Opciones de Autocorrección...

Aparecerá el cuadro de diálogo Autocorrección que te mostramos en la imagen.

Si activas la casilla Corregir DOs MAyúsculas SEguidas, no permitirá que a la hora de escribir una palabra las dos primeras letras estén en mayúscula y el resto en minúscula. Este es un error frecuente a la hora de escribir, por lo que interesa que esta opción esté activada.

Si activas la casilla Poner en mayúscula la primera letra de una oración, Excel comprueba a la hora de escribir una frase si la primera letra está en mayúscula. En caso de que no lo esté, automáticamente la cambiará. Si escribimos la frase toda con mayúscula, no se cambiará. Esta opción también interesa que esté activada.

Si activas la casilla Poner en mayúscula los nombres de días, en caso de encontrar una palabra que corresponda a un día de la semana, Excel pondrá automáticamente la primera letra en mayúscula. Esta opción no siempre interesa que esté activada.

Si activas la casilla Corregir el uso accidental de bloq mayus, en caso de empezar una frase, si la primera letra está en minúscula y el resto en mayúscula, Excel entiende que BLOQ MAYUS del teclado está activado por error y automáticamente corrige el texto y desactiva la tecla. Esta opción interesa que esté activada.

La opción Reemplazar texto mientras escribe activa la lista de sustituciones de la parte inferior del cuadro de diálogo, donde se encuentran muchos de los elementos comunes a sustituir. De esta forma, Excel reemplazará el texto que coincida con alguno de la columna de la izquierda por el texto que aparece en la columna de la derecha.

Si deseas añadir algún elemento a la lista, bastará con escribir en el recuadro Reemplazar: el error frecuente que deseamos que se corrija automáticamente, en el recuadro Con: escribir la corrección a realizar, y hacer clic en el botón Agregar.

Si deseas eliminar algún elemento de la lista, seleccionarlo de la lista y hacer clic sobre el botón Eliminar.

Cuando hayamos configurado la autocorrección, hacemos clic sobre el botón Aceptar para aceptar los cambios y cerrar el cuadro de diálogo.

IMPRESIÓN

Vamos a ver las diferentes técnicas relacionadas con la impresión de datos, como puede ser el diseño y la configuración de las páginas a imprimir y la operación de imprimir los datos.

11.1. Vista de Diseño de página

En anteriores versiones existía la vista preliminar como herramienta para visualizar nuestra hoja antes de imprimirla y modificar ciertos aspectos estéticos. En Excel 2013, la vista preliminar como tal está mucho más limitada y sirve únicamente para dar una última ojeada al aspecto general antes de imprimir. Lo veremos más adelante.

En Excel 2013, para ver y ajustar las celdas y objetos de nuestro documento para la impresión se utiliza el Diseño de página. Accedemos a esta opción desde la pestaña Vista.

La forma de visualizar la hoja cambiará de aspecto:

Desde esta vista podemos seguir trabajando con la hoja de cálculo como hasta ahora. La única diferencia es que sabremos cómo quedará la hoja al imprimirla. Veremos los saltos de página, márgenes, encabezados y pies de página y sabremos cuántas hojas ocuparán y cómo se ajustan los datos a la página.

Si los datos ocupan más de una página, deberemos utilizar las barras de desplazamiento para ir viéndolas:

Al mover las barras de desplazamiento, un pequeño cuadro informativo nos indicará en qué columna o fila estamos situados.

También aparecen las reglas superior e izquierda. En ellas, podremos ajustar los márgenes de forma sencilla, arrastrando sus límites.

La pestaña Vista permite personalizar qué elementos mostrar.

Podemos ocultar o mostrar la Regla, las Líneas de cuadrícula, la Barra de fórmulas y los Títulos.
En caso de estar en la vista normal y no en la de diseño, también dispondremos de estas opciones, exceptuando la regla.

Otra opción muy utilizada es la de Zoom.

Con la opción Zoom, se abre una ventana que te permite escoger entre varios valores.
La opción central devuelve la vista al 100%, es decir, al tamaño real.
Y Ampliar selección aumenta el zoom a 400%, centrándolo en la celda u objeto seleccionado.

Cuando volvemos a la vista Normal, aparecerán unas líneas discontinuas que nos indicarán dónde hará Excel los saltos de página. Estas líneas no se imprimirán.

GRÁFICOS

Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación.

En esta unidad, vamos a ver cómo crear gráficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de cálculo. La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. A menudo, un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y columnas.

Cuando se crea un gráfico en Excel, podemos optar por crearlo:

- Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier otro objeto.

- Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico. En las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.

Veamos cómo crear un gráfico.

12.2. Crear gráficos

Para insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la sección Gráficos que se encuentra en la pestañaInsertar.

 Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que participen en el gráfico. De esta forma, Excel podrá generarlo automáticamente. En caso contrario, el gráfico se mostrará en blanco o no se creará debido a un tipo de error en los datos que solicita.

Como puedes ver, existen diversos tipos de gráficos a nuestra disposición. Podemos seleccionar un gráfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se despliegue el listado de los que se encuentran disponibles.

En cada uno de los tipos generales de gráficos podrás encontrar un enlace en la parte inferior del listado que muestra Más gráficos de...

Hacer clic en esa opción equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo de Insertar gráfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la sección Gráficos.

Aquí puedes ver listados todos los gráficos disponibles. Selecciona uno y pulsa Aceptar para empezar a crearlo.

Aparecerá un cuadro que contendrá el gráfico ya creado (si seleccionaste los datos previamente) o un cuadro en blanco (si no lo hiciste).

Además, verás que aparece en la barra de menús una sección nueva, Herramientas de gráficos, con dos pestañas: Diseño yFormato.

IMÁGENES,DIAGRAMAS,Y TÍTULOS

Una vez tengamos nuestro libro definido, podemos mejorarlo incluyendo ilustraciones. Excel permite insertar:

Imágenes desde archivo,

Imágenes en línea, pertenecientes a una galería online de Office.com,

Formas, es decir, líneas, rectángulos, elipses, etc, para diseñar nuestros propios dibujos,

SmartArt, que se compone de plantillas para crear organigramas,

WordArt, compuesto por rótulos de una galería que se pueden personalizar con diversas opciones.

Sobre las imágenes y los dibujos pueden realizarse multitud de operaciones, como mover, copiar, cambiar el tamaño, variar la intensidad, etc. Para ello, disponemos de varias barras de herramientas que iremos viendo, compuestas fundamentalmente por las pestañas de Diseño y Formato que vimos para los gráficos.

Con todos estos elementos, no hay excusa para no diseñar hojas de cálculo con una componente gráfica atractiva.

13.2. Insertar imágenes en línea

En Excel 2013, el catálogo de imágenes prediseñadas sólo está disponible online: es decir, deberemos disponer de una conexión a internet para poder acceder a ellas. Para insertar una imagen en línea, debemos seguir los siguientes pasos:

- Hacer clic sobre el botón  de la pestañaInsertar. Aparecerá un cuadro de diálogo Imágenes en línea donde podremos o bien realizar una búsqueda sobre la galería de Office.com, o explorar imágenes en toda la red mediante el buscador Bing. Si tenemos instalado e integrado nuestro disco duro virtualOneDrive, también aparecerá aquí (explora la Unidad 19 para más información).

- Las ilustraciones de la galería de Imágenes prediseñadas de Office.com están etiquetadas bajo conceptos de forma que, por ejemplo, la imagen de la torre Eiffel está relacionada con los conceptosarquitectura, edificios, Europa, Francia, París, etc. En el recuadro Buscar en Office.com: podemos escribir el concepto que buscamos. Si se trata de una de las palabras clave relacionadas con una imagen, ésta se mostrará.

- Si quisiéramos buscar imágenes en la web, deberíamos escribir en el recuadro Buscar en Bing.

- Cuando ya tengamos introducidas las palabras para la búsqueda, pulsaremos sobre el botón en forma de lupa , del recuadro correspondiente y nos aparecerá una lista con una vista previa con los archivos localizados.

- Una vez nos aparezca la lista con los resultados de la búsqueda, si queremos añadir una o varias ilustraciones a la hoja de cálculo simplemente seleccionamos las que nos interesen y hacemos clic en el botón Insertar.

13.3. Insertar imágenes desde archivo

También podemos insertar imágenes que tengamos en nuestro equipo, como pueden ser imágenes fotográficas creadas por nosotros o descargadas anteriormente de internet.

Para insertar cualquier archivo de imagen, debemos hacer clic en el botón .

Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar imagen para escoger la imagen desde el disco duro. El aspecto del cuadro puede variar en función del sistema operativo que utilices.

Una vez seleccionado el archivo que queremos importar, pulsaremos el botón Insertar y la imagen se copiará en nuestra hoja de cálculo.

ESQUEMAS Y VISTAS

Podríamos definir un esquema como un resumen preciso que refleja los conceptos más importantes o de mayor trascendencia del documento esquematizado.

Así pues, un esquema puede ser perfectamente el índice de un libro, donde vemos todos los puntos tratados en el libro. También podemos ver como ejemplo de esquema el índice de este curso, que contiene los puntos más importantes que se tratan en él y, además, está estructurado por niveles de profundización sobre un tema en concreto, es decir, vamos desplegando el esquema de los puntos contenidos en el tema.

Antes de ponernos a crear un esquema debemos tener en cuenta algunos aspectos.

- Debemos asegurarnos de que los datos sean apropiados para crear un esquema. Los datos apropiados para crear un esquema deben tener una jerarquía o disponer de una estructura por niveles. Por ejemplo, si tenemos datos sobre las precipitaciones ocurridas a lo largo del año en toda España con las precipitaciones mensuales de todas las provincias, estos datos son buenos candidatos a formar un esquema. Pero si únicamente tenemos datos sobre los gastos efectuados en una compra, con una estructura compuesta por Producto---Precio, no disponemos de niveles suficientes para hacer un esquema.

- En una hoja sólo podemos incluir un esquema. Para tener más de un esquema sobre los mismos datos, debemos copiar los datos a otra hoja.

- Para crear esquemas automáticamente, debemos preparar la hoja con un formato adecuado, como veremos más adelante.

Existen dos formas de crear un esquema en Excel 2013: Manual y Automática.

14.2. Creación automática de esquemas

La mejor opción para crear esquemas es que lo haga Excel automáticamente, puesto que tarda mucho menos tiempo que si lo hacemos nosotros a mano.

Existen unos requisitos previos para que Excel 2013 pueda crear el esquema de forma automática:

- Las filas sumario deben estar por encima o por debajo de los datos, nunca entremezcladas.

- Las columnas sumario deben estar a la derecha o a la izquierda de los datos, nunca entremezcladas.

Si la disposición de los datos no se corresponde con estas características, nos veremos obligados a definir el esquema manualmente.

En la imagen podemos ver un ejemplo de datos bien estructurados:

 

Podemos ver que existen subtotales en las celdas B6, C6, D6, B11, C11, D11, B20, C20, D20 y la columna E está llena de subtotales correspondientes a las filas donde se encuentran. En las celdas B21, C21, D21 y E21 aparecen los totales de los subtotales.

En este ejemplo, podemos hacer un esquema tanto de filas como de columnas, puesto que se han organizado los subtotales de cada comunidad autónoma (filas) y se han calculado los subtotales de cada trimestre (columnas).

Por tanto, como ya tenemos los datos, vamos a realizar el esquema.

Para ello nos situamos en la pestaña Datos. En la sección Esquema encontraremos el botón Agrupar. Al pulsarlo, elegiremos la opciónAutoesquema del menú.

Automáticamente, Excel nos genera los niveles del esquema, como podemos ver a continuación:

En la imagen anterior, podemos ver que ahora aparecen unas líneas en la zona situada a la izquierda de las filas y otra línea sobre las columnas de la tabla.

Además, vemos en la esquina superior izquierda unos números que nos indican cuántos niveles tiene el esquema.

Por columnas, podemos ver que existen dos niveles:

- La tabla desplegada por completo

- y la tabla con los datos trimestrales.

Por filas, tenemos tres niveles:

- La tabla desplegada completamente,

- por autonomías

- y sólo con España.

Para comprimir y expander el esquema sólo tenemos que hacer clic en los símbolos - y + de cada nivel.

Por ejemplo, en la tabla del ejemplo, si hacemos clic sobre el - encima del primer trimestre, comprimiremos ese trimestre. Si hacemos lo mismo sobre los niveles de cada autonomía, el esquema se nos quedaría como vemos en la imagen.

 Para practicar estas operaciones, te aconsejamos realizar el Ejercicio crear un esquema automáticamente.

IMPORTAR Y EXPORTAR DATOS EN EXEL

En muchas ocasiones, tenemos la necesidad de trabajar en Excel con datos procedentes de otras aplicaciones. Tenemos dos alternativas:

- Introducir de nuevo los datos en un libro de trabajo, con el consumo de tiempo que ello implica más el riesgo de introducir erróneamente los datos al introducirlos manualmente.

- Utilizar algunas de las herramientas disponibles en Excel para importar datos.

Para importar datos externos a Excel, disponemos básicamente de dos opciones:

- Utilizar el portapapeles de Windows, es decir, copiar los datos de la aplicación externa y pegarlos en una hoja de Excel.

- Importar datos de otro archivo que no tiene que estar necesariamente en formato Excel.

La primera opción es la más directa, pero tiene el contrapunto de ser más laboriosa y tediosa.

La segunda opción es más rápida, pero pueden surgir problemas de compatibilidad dependiendo del formato del archivo a importar.

Si todavía no estás familiarizado con el funcionamiento del Portapapeles, visita nuestro básico .

El problema fundamental de la importación de datos externos es debido, según lo descrito, al formato de los propios archivos. Esto quiere decir que cada aplicación genera un archivo con un formato propio para identificar mejor el contenido de los datos. Por ejemplo, Excel al generar un archivo .xls no solamente guarda los datos que hemos introducido sino que lo guarda con un formato especial para interpretar el documento en su plenitud. De esta manera, sabe exactamente dónde están las fórmulas, qué formato estético tiene el documento, etc.

Además de esto, al importar datos de una aplicación externa, debemos tener en cuenta que pueden surgir los siguientes fallos:

- Algunas de las fórmulas no ajustan correctamente.

- El formato no se ajusta al original.

- Las fórmulas y funciones que no entiende no las copia.

Pese a todos estos contratiempos, siempre es mejor intentar realizar una importación y después comprobar si todo ha salido correctamente. A no ser que la cantidad de datos sea pequeña y nos decantemos por utilizar el portapapeles.

15.2. Utilizar el asistente para importar texto

Cuando hablamos de archivos de texto, nos estamos refiriendo a archivos que no tienen formato: los conocidos como archivos de texto plano (ASCII); los archivos de texto con formato como los de Word (.doc) o los de WordPad (.rtf) tienen otra forma de importarse a Excel que veremos más adelante.

Para importar archivos de texto con el asistente, podemos hacerlo de dos formas distintas:

- Podemos acceder a la pestaña Datos y seleccionar uno de los tipos de orígenes de datos que podemos encontrar en esta sección.

- O acceder mediante el menú Archivo > Abrir > Equipo > Examinar y donde pone Tipo de datos seleccionar Todos los archivos (*.*).

De una forma o de otra, acto seguido se llevará a cabo el mismo procedimiento.

Nos aparece un cuadro de diálogo para seleccionar el archivo a importar.

Una vez seleccionado el archivo de texto, aparece una serie de tres pantallas correspondiente al asistente para importar texto.

En la ventana del Asistente para importar texto -Paso 1 de 3, aparecen varias opciones:

• Podemos indicar si el texto importado tiene los Campos delimitados o no, para que Excel sepa dónde empieza un campo y dónde acaba.
• Podemos indicar a partir de qué fila queremos importar, por si queremos descartar títulos, por ejemplo.
• Y también podemos decidir el Origen del archivo.

TABLAS DE EXCEL

Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos) y las demás filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos. De hecho, también se denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada. Por tanto, podremos componer como máximo una lista con 255 campos y 65535 registros.

Las tablas son muy útiles porque, además de almacenar información, incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda.

Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las tablas tenemos:

- Ordenar los registros.

- Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio.

- Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado.

- Crear un resumen de los datos.

- Aplicar formatos a todos los datos.

En versiones más antiguas de Excel, las tablas se denominaban Listas de datos. Incluso es posible que, en algunos cuadros de diálogo, se refiera a las tablas como listas.

En este tema profundizaremos sobre este tipo de tablas.

16.2. Crear una tabla

Para crear una tabla tenemos que seguir los siguientes pasos:

- Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacías) que queremos incluir en la lista.

- Seleccionar Tabla en la pestaña Insertar.

Aparecerá a continuación el cuadro de diálogo Crear tabla.

Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer ahora.

- Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado), activaremos la casilla de verificación La tabla tiene encabezados.

- Hacemos clic en Aceptar.

Al cerrarse el cuadro de diálogo, podemos ver que en la banda de opciones aparece la pestaña Diseño, correspondiente a lasHerramientas de tabla:

Y en la hoja de cálculo aparece el rango seleccionado con el formato propio de la tabla.

MACROS

En esta unidad, estudiaremos qué son las Macros, en qué nos pueden ayudar y cómo crear macros automáticamente. Esta unidad tratará de manera muy sencilla el tema de macros sin entrar en profundidad en el lenguaje de programación utilizado por MS Excel, el Visual Basic Application (VBA), ya que esto ocuparía un curso entero y se sale del objetivo del curso.

18.1. Introducción

Cuando trabajamos con un libro personalizado, es decir, un libro en el que hemos definido una serie de características específicas como pueden ser el tipo de letra, el color de ciertas celdas, los formatos de los cálculos y características similares, perdemos mucho tiempo en formatear todo el libro si disponemos de muchas hojas.

Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola, añadiendo, por ejemplo, un botón en nuestro libro que, al pulsar sobre él, realice todas esas tareas.

18.2. Crear una macro automáticamente

La forma más fácil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros del que dispone Excel.

Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que, posteriormente, son traducidas a instrucciones en VBA, las cuales podemos modificar si tenemos conocimientos de programación.

Para grabar una macro, debemos acceder a la pestaña Vista, desplegar el submenú Macros y, dentro de este submenú, seleccionar la opción Grabar macro...

Tambien podríamos acceder a este cuadro de diálogo mediante este botón , situado en la barra de estado.

Además de esta opción, en el menú podemos encontrar las siguientes opciones:

Ver Macros... - Donde accedemos a un listado de las macros creadas en ese libro.

Usar referencias relativas - Con esta opción utilizaremos referencias relativas, para que las macros se graben con acciones relativas a la celda inicial seleccionada.

Al seleccionar la opción Grabar macro..., lo primero que vemos es el cuadro de diálogo Grabar macro, donde podemos darle un nombre (no está permitido insertar espacios en blanco en el nombre de la macro).

Podemos asignarle un Método abreviado: mediante la combinación de las tecla CTRL + "una tecla del teclado". El problema está en encontrar una combinación que no utilice ya Excel.

En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en el libro activo, en el libro de macros personal o en otro libro.

En Descripción: podemos describir cuál es el cometido de la macro o cualquier otro dato que creamos conveniente.

Para comenzar la grabación de la macro, pulsamos el botón Aceptary, a continuación, si nos fijamos en la barra de estado, encontraremos este botón  donde tenemos la opción de detener la grabación.

A partir de entonces, debemos realizar las acciones que queramos grabar. Es conveniente no seleccionar ninguna celda a partir de la grabación ya que, si seleccionamos alguna celda ,posteriormente, cuando ejecutemos la macro, la selección nos puede ocasionar problemas de celdas fuera de rango.

Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos sobre el botón Detener  de la barra de estado, también accesible desde el menú de Macros haciendo clic en .

18.3. Ejecutar una macro

Una vez creada una macro, la podremos ejecutar cuantas veces queramos.

Antes de dar la orden de ejecución de la macro, dependiendo del tipo de macro que sea, será necesario seleccionar o no las celdas que queramos queden afectadas por las acciones de la macro.

Por ejemplo, si hemos creado una macro que automáticamente da formato a las celdas seleccionadas, tendremos que seleccionar las celdas previamente antes de ejecutar la macro.

Para ejecutar la macro, debemos acceder al menú Ver Macros..., que se encuentra en el menú Macros de la pestaña Vista, donde nos aparecerá el cuadro de diálogo Macro como el que vemos en la imagen, con un listado de las macros creadas.

Debemos seleccionar la macro deseada y pulsar sobre el botónEjecutar. Se cerrará el cuadro y se ejecutará la macro.

En cuanto al resto de botones:

Cancelar - Cierra el cuadro de diálogo sin realizar ninguna acción.

Paso a paso - Ejecuta la macro instrucción por instrucción, abriendo el editor de programación de Visual Basic.

Modificar - Abre el editor de programación de Visual Basic para modificar el código de la macro. Estos dos últimos botones son para los que sepan programar.

Eliminar - Borra la macro.

Opciones - Abre otro cuadro de diálogo donde podemos modificar la tecla de método abreviado (combinación de teclas que provoca la ejecución de la macro sin necesidad de utilizar el menú) y la descripción de la macro.

Un detalle importante a tener en cuenta es que, si ejecutamos una macro, no es posible deshacer la acción desde la herramienta deshacer común, por lo que es interesante ir con sumo cuidado al ejecutar macros que vayan a realizar cambios importantes.

COMPARTIR DOCUMENTOS

Hoy en día, cada vez es más importante el uso de internet para compartir documentación o para trabajar en equipo desde diferentes situaciones geográficas. En los últimos tiempos, han proliferado muchas herramientas de gestión que se basan en el uso de internet.

Sus ventajas son numerosas, ya que la centralización de los recursos:

• Evita realizar duplicados de un mismo documento, ya que éste se puede editar desde distintos puntos.
• Permite conocer el estado de un documento en todo momento y las actualizaciones que ha sufrido.
• Facilita el acceso desde cualquier punto a los documentos, inclusive desde dispositivos móviles.
• Mejora la seguridad de los documentos ya que, en caso de sufrir pérdidas de información de forma local, la información se encuentra también en un servidor.

Por todos estos motivos, la suite Office 2013 facilita la publicación online.

En este tema, veremos diferentes formas de compartir información y aprovechar las nuevas tecnologías e internet para trabajar en red. Obviamente, la mayoría de estas opciones no estarán disponibles si no tenemos conexión a internet.

Antes de compartir el archivo con terceras personas, es interesante preparar el libro para compartir. Puedes aprender cómo en el siguiente avanzado: .

19.1. Exportar como página web

Si tenemos una página web propia y queremos exportar un libro de cálculo al formato html para publicarlo, lo podemos convertir en página web. Para hacer esto, debemos seguir los siguientes pasos:

1. Pulsar sobre el menú Archivo.

2. Seleccionar la opción Guardar como.

3. Dejando marcada en el menú central la opción Equipo, seleccionar Examinar.

4. En el cuadro de diálogo Guardar como, desplegable Tipo:, tendremos que seleccionar el tipo Página Web. Disponemos de dos posibles modos: Página Web de un solo archivo o Página Web; el formato más común es este último.

5. Una vez hayamos elegido la opción que más nos interesa, podemos pulsar sobre Guardar.

Obtendremos la página html con la información del libro. Obviamente, habrá que publicarla en el sitio web de que dispongamos para que los usuarios de la red de redes tengan acceso a ella.

19.2. Enviar documentos por fax o correo electrónico

Una tarea muy común suele ser la de exportar el Excel a PDF como, por ejemplo, una factura, para luego enviarlo por correo electrónico o por fax. Excel 2013 facilita esta tarea.

Accede al menú Archivo > Compartir. Y selecciona Correo electrónico.

Las opciones de que disponemos son:

Enviar como datos adjuntos, que consiste en enviar un correo electrónico con una copia simple del contenido actual del libro.

Enviar un vínculo, que lo que envía no es una copia, sino un enlace a través del correo electrónico para modificar un mismo documento. Sería ideal, por ejemplo, para una circular en la empresa en la que queramos que los empleados indiquen algún tipo de información.

Enviar como PDF es una opción similar a la primera. Se trata de enviar adjunta la información, sólo que en este caso utiliza el formato PDF, que es el tipo de formato más común para enviar información que no deseamos que se manipule como, por ejemplo, un presupuesto. Una ventaja es que el receptor no necesitará tener Office para poder leer el documento.

Enviar como XPS tiene las mismas características que el envío de un PDF, pero no es estándar, ya que es un formato propio de Microsoft y las personas que utilicen sistemas operativos que no sean Windows pueden tener más dificultades en leerlos. Es recomendable enviarlo como PDF.

Enviar como fax de Internet permite, en caso de que tengamos contratado un servicio de fax online, enviar el documento de esta forma.

Simplemente deberemos elegir la que más nos convenga y hacer clic sobre su botón correspondiente.

Ten en cuenta que lo que hace Excel para enviar los documentos es gestionar el envío ordenando al programa gestor de correo electrónico lo que debe hacer. Es decir, que será necesario tener una cuenta configurada en Microsoft Outlook.

FUNCIONES MATEMATICAS

• ABS(número): Devuelve el valor absoluto de un número. El valor absoluto de un número es el número sinsu signo.

• ALEATORIO(): Devuelve un número aleatorio mayor o igual que 0 y menor que 1, distribuidouniformemente. Cada vez que se recalcula la hoja de cálculo el valor cambia automáticamente. Si se quiere generar un número real aleatorio comprendido entre a y b utilice ALEATORIO()*(b-a)+a.

• COS(número): Devuelve el coseno de un número. Número es el ángulo medido en radianes cuyo coseno Se desea calcular. Si el ángulo está en grados hay que multiplicarlo primero por PI()/180 para convertirlo en radianes.

• ENTERO(número): Redondea un número hasta el entero inferior más próximo. Número es el número real que se desea redondear. Ejemplos: ENTERO(8,94) es igual a 8; ENTERO(-8,94) es igual a –9.

• EXP(número): Devuelve el valor del número e elevado a número. El número e tiene un valor aproximado de 2,71828182845904 y es la base de los logaritmos naturales o neperianos.

• FACT(número): Devuelve el factorial de número, es decir, el producto de todos los números enteros desde 1 hasta número. Número debe ser un entero no negativo. Ejemplos: FACT(0)  es igual a 1, FACT(1) es igual a 1, FACT(2) es igual a 2, FACT(3) es igual a 6, FACT(4) es igual a 24, …

• GRADOS(radianes): Convierte radianes en grados. Ejemplo: GRADOS(PI()) es igual a 180.

• LN(número): Devuelve el logaritmo natural o neperiano de número. Número debe ser un número real positivo.

• M.C.D.(número1;número2;…): Devuelve el máximo común divisior de varios números enteros.

• M.C.M.(número1;número2;…): Devuelve el mínimo común múltiplo de varios números enteros.

• PI(): Devuelve el número 3,14159265358979, es decir, la constante matemática pi con una exactitud de 15 dígitos.

• RADIANES(grados): Convierte grados en radianes.

• RAIZ(número): Devuelve la raíz cuadrada de número. Número debe ser un número real no negativo.

• REDONDEAR(número;num_de_decimales): Redondea un número al número de decimale especificado. Número es el número que se desea redondear; num_de_decimales especifica el número de  dígitos al que se desea redondear número. Si num_de_decimales es 0, número se redondea al entero más próximo. Nótese que no es la misma función que Entero. Entero redondea siempre al entero más pequeño, en cambio, REDONDEAR redondea al más próximo. Ejemplo: REDONDEAR(2,15;1) es igual a

• SENO(número): Devuelve el seno del ángulo número medido en radianes.

• SIGNO(número): Devuelve 1 si número es positivo, 0 si número es 0 y –1 si número es negativo.

• SUMA(número1;número2;…): Devuelve la suma de todos los números entre paréntesis. También se

puede utilizar en la forma  SUMA(A1:C10) y en ese caso devuelve la suma de todos los números
contenidos en ese rango.

FUNCIONES ESTADISTICAS:

• MAX(num1;num2;…): Devuelve el máximo valor de entre los contenidos en el paréntesis. También se puede calcular el máximo de un rango.

• MIN(num1;num2;…): Lo mismo con el mínimo.

• MODA(num1;num2;…): Devuelve el valor que más veces se repite entre los que están en el paréntesis. También funciona con rangos.

• MEDIANA(num1;num2;…): Devuelve la mediana de los valores en el paréntesis. La mediana es el valor que ocuparía la posición central si esos valores se ordenan. También funciona con rangos.

• PROMEDIO(num1;num2;…): Devuelve la media aritmética de los valores en el paréntesis. También funciona con rangos.

• FRECUENCIA(rango;condiciones): Es una fórmula matricial que cálcula el número de veces quesuceden ciertas condiciones dentro de un rango. Su funcionamiento se describe exhaustivamente en los  ejercicios.

FUNCIONES LOGICAS:

• SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso): Devuelve un valor si la condición especificada en prueba_lógica es cierta y otro valor distinto si es falsa.

• Y(valor_lógico1;valor_lógico2;…): Devuelve el valor VERDADERO  si todos los argumentos del paréntesis lo son y FALSO en cuanto alguno de ellos lo sea.

• O(valor_lógico1;valor_lógico2;…): Devuelve el valor VERDADERO si alguno de los argumentos lo es, y FALSO sólo si todos son falsos.

• NO(valor_lógico): Devuelve VERDADERO si valor_lógico es falso y devuelve FALSO si valor_lógico es verdadero.

FUNCIONES DE TEXTO:

• CONCATENAR(texto1;texto2;…): Concatena varios textos en uno sólo.

• EXTRAE(texto;posición_inicial;num_de_caracteres): Devuelve un número específico de caracteres, comenzando en la posición de texto que especifica posición_inicial.

• LARGO(texto): Devuelve la longitud de una cadena de texto.

• REEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;num_de_caracteres;texto_nuevo): Reemplaza parte de texto original con parte de texto nuevo desde  la posición num_inicial y con la longitud indicada por  num_de_caracteres.

EJERCICIO #1

1. Guarde el archivo con su nombre y número de computador ejemplo Juancastro2.xls (Juan Castro está en el computador 2)
2. Realizar las siguientes operaciones en la hoja de calculo1, como si estuviera realizando operaciones en una calculadora, cámbiele el nombre por operaciones a la hoja.
En la celda A1 = (35*25-18)^2/(25-45)
En la celda B1, calcular el área de un cuadrado de lado 5, (área= lado*lado)
En la celda C1, calcular la corriente que paso por un circuito si el voltaje es 10V y la resistencia es 2ohnios, formula de la corriente es I=V/R (corriente= Voltaje/resistencia)
En la celda D1, ingrese una formula donde utilice los siguientes operadores (*, / , + , – ,^)
En la celda E1 saque la raíz cuadrada de 25 (utiliza el operador ^).
3. Ingrese los siguientes valores en Excel hoja de cálculo 2. Cámbiele el nombre a la hoja de cálculo por funciones

para este ejercicio, debes de ingresar la siguiente tabla en excel, con los siguientes datos:

artista, nombre de la obra, valor, vendedor, total ventas, ventas enero, febrero, marzo…., comision, total a pagar.
Con la tabla anterior, realice las siguientes operaciones, utilizando las funciones suma max, min, promedio y suma que las encuentra en la barra de menú principal en la opción insertar- función (todas las categorías). Calcule el total de ventas de cada intérprete columna G. Utilizando la función suma(). Halle el valor máximo de las ventas de los intérpretes en cada mes (filas) coloque los resultados en la fila 8. Utilice la Función max() Responda ¿qué artista tuvo mayores ventas y en qué mes?.
Halle el valor mínimo de las ventas del intérprete coloque los resultados en la columna H. Utilice la función min(). Responda: ¿qué artista tuvo menos ventas y en qué mes? Calcule la suma de todas las ventas de los artistas en la celda B9. Utilice la función suma() ¿qué rango utilizó? Calcule el promedio de los valores mínimos de los intérpretes en la celda B10. Utilice la función promedio() ¿qué rango utilizó?.
4. Ingrese la siguiente información en la hoja de cálculo 3. Cámbiele el nombre a la hoja de cálculo por comisión. Encuentre el
total de ventas copie este
valor en la
celda D7, utilizando la
función autosuma. ¿Qué sucedió? Cuál es la comisión que le corresponde a cada
vendedor si ganan el 16% por venta? Comisión= (valor de la venta*16)/100, ingrese el valor de la comisión de cada vendedor en la columna indicada. Ingrese un nuevo vendedor en la misma tabla con su nombre, con un valor en ventas de 25000, calcule su comisión y calcule nuevamente el total de ventas en la celda B8 .

FORMULAS Y FUNCIONES.

Esta  unidad es una de las más importantes , pues en su comprensión y manejo está la base de Excel. Qué es una hoja de cálculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de fórmulas para evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad es fundamental para el desarrollo del curso y la buena utilización de Excel.

Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2007 para agilizar la creación de hojas de cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así como el uso del asistente para funciones, herramienta muy útil cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de éstas.

Introducir Fórmulas y Funciones

Una función es una fórmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.

La sintaxis de cualquier función es:

nombre_función(argumento1;argumento2;…;argumentoN)

Siguen las siguientes reglas:

– Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

– Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.

– Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

– Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador “:” nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8

En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.

Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.

Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.

Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.

Insertar función con el asistente

Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas.

Si queremos introducir una función en una celda:

 Situarse en la celda donde queremos introducir la función.

Hacer clic en la pestaña Fórmulas.

Elegir la opción Insertar función.

 O bien, hacer clic sobre el botón  de la barra de fórmulas.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:

Excel 2007 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y a continuación hacer clic sobre el botón , de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita.

Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría:, esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas.

En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos haciendo clic sobre ésta.

Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También disponemos de un enlace Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de dicha función.

A final, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Justo por debajo de la barra de fórmulas aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función, donde nos pide introducir los argumentos de la función: Este cuadro variará según la función que hayamos elegido, en nuestro caso se eligió la función SUMA ().

En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que generalmente será una celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre le botón  para que el cuadro se haga más pequeño y podamos ver toda la hoja de cálculo, a continuación seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botón izquierdo del ratón sobre la primera celda del rango y sin soltar el botón arrástralo hasta la última celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de diálogo.

En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en caso de que existiera.

Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así sucesivamente.

Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una función, Excel expande automáticamente el rango incluyendo así el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la función =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posición 3 la fórmula se expandirá automáticamente cambiando a =SUMA(A1:A5).

En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón Autosuma que nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida.

Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botón.

Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la derecha:

Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el valor máximo) o Mín (obtiene el valor mínimo). Ademas de poder accesar al diálogo de funciones a través de Más Funciones…

 Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones

Excel permite que en una función tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecución de la función será primero resolver las expresiones y después ejecutar la función sobre el resultado de las expresiones.

Por ejemplo, si tenemos la siguiente función =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde:

A1 vale 1

A2 vale 5

A3 vale 2

A4 vale 3

Excel resolverá primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los valores 3 y 2 respectivamente, después realizará la suma obteniendo así 5 como resultado.

 Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones

Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra función, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta fórmula consta de la combinación de dos funciones, la suma y el valor máximo. Excel realizará primero la suma SUMA(A1:A4) y después calculará el valor máximo entre el resultado de la suma y la celda B3.

EJERCICIO #2

Precio con iva en productos de supermercado

1 Crear un libro para saber cuál es el precio de un artículo aplicándole el 16% de IVA.

Utilizar 15 productos de un supermercado sacandole el 16  porciento de iva y presentar el valor final.

El precio sin IVA  es un valor que se tendrá que introducir, así como el porcentaje de descuento,  pero el precio con IVA  y descuento se calculará con una fórmula.

2 Guardar el libro en la carpeta Mis documentos del disco duro, con el nombre de Precio IVA.

3 Modificar el precio sin IVA por 3000, y observar el resultado (para comprobar el resultado tendréis que introducir el valor 3000 y después pulsar INTRO o cualquier otro método visto, sino no se habrá modificado realmente la celda y no se podrá comprobar el efecto del cambio en las celdas que contienen fórmulas).

4 Cerrar el libro de trabajo sin guardar los cambios realizados.

5 Abrir el libro anterior, y comprobar como las últimas modificaciones (cambio del precio por 3000 en vez de 1000) no se han guardado.

6 Cerrar el libro.